Шафа для зберігання документів повина бути місткою, але не займати більшу частину приміщення, а відстань між полицями відповідати формату збережених в ньому документів.
Важливим фактором при виборі шафи буде частота використання документів. Одні потрібні щодня і бажано, щоб до них був зручний доступ. Для цих випадків підходить відкритий варіант стелажного типу. Необхідність в інших документах виникає три-чотири рази на рік, і тут важливо, щоб вони містилися в цілості й схоронності. Для тривалого зберігання документів використовуються офісні шафи закритого типу. Вони, можуть комплектуватися замками, що б виключити доступ сторонніх до важливих паперів.
Популярні так само комбіновані моделі з відкритою верхньою частиною і закритою нижньою. Відкрита частина може бути зі скляними дверцятами, що дуже добре зіграє на користь дизайну приміщення.